ERP là gì? Có nên sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp? (p1)

ERP là một phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu được các tập đoàn lớn sử dụng. Nó tích hợp tất cả các thông tin, dữ liêu của các phòng ban chức năng từ hành chính kế toán đến nhập kho, chăm sóc khách hàng. Có thể nói  ERP là một giải pháp pháp mềm khá quy mô, tiện ích. Nhưng nó có thực sự phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng hethongtinhtien.com đi tìm hiểu về phần mềm quản lý ERP để tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi này nhé!

Trong công cuộc tìm kiếm những phương thức quản lý doanh nghiệp hữu hiệu nhất hiện nay thì việc phần mềm quản lý đang ngày càng ứng dụng phổ biển. Sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp không những giúp hệ thống hóa toàn bộ doanh nghiệp mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc của một doanh nghiệp.

Với sự cần thiết như vậy, rất nhiều công ty phần mềm đã cho ra đời hàng loạt các loại phần mềm quản lý khác nhau để doanh nghiệp lựa chọn. Nổi bật trong tất cả nhũng sản phẩm phần mềm quản lý trên thị trường hiện nay chính là cái tên ERP. Cái tên không thiếu những lời khen những cũng có đầy những khiếu nại và kiến nghị. Vì sao lại như thế? Và liệu doanh nghiệp của bạn có nên sử dụng phần mềm quản lý hiện đại nhất này hay không?

ERP là gì?

Trước hết, hãy đi tìm hiểu về giải pháp phần mềm quản lý  ERP. ERP là một cái tên viết tắt của Enterprise resource planning software. Nó có nghĩa là phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp theo đúng nghĩa mặt chữ.

ERP là một phần mềm dành cho doanh nghiệp chứ không phải cho cá nhân sử dụng. Nó được dùng cho cả một doanh nghiệp, tổ chức với nhiều cá nhân sử dụng. Và đây là một phần mềm quản lý khổng lồ bởi nó tích hợp nhiều thông tin, dữ liệu từ nhiều phòng ban của công ty trong một hệ thống nhất định mà những người có thẩm quyền có thể truy cập, chỉnh sửa, em và kiểm soát những thông tin, dữ liệu này. Không chỉ hỗ trợ trong quản lý doanh nghiệp, kiểm soát tài nguyên, nguồn lực mà nó còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập chiến lược và đánh giá hiệu quả.

Cơ chế hoạt động của phần mềm quản lý ERP.

Phong cách làm việc phổ biến trong nhiều doanh nghiệp nhỏ hiện nay là sử dụng nhiều phần mềm tương ứng với mỗi phòng ban. Ví dụ như phòng hành chính sẽ có một loại phần mềm quản lý riêng, phòng kinh doanh sẽ có một phần mềm quản lý riêng. Điều này hiện nay gây ra một bất cập rất lớn là gặp khó khăn trong việc két nối thông tin dữ liệu. Bởi sự tương thích của các phần mềm này không cao, dẫn đến việc kết nối dữ liệu khó khăn, tốn thời gian và chi phí. ERP ra đời chính là để giải quyết những vấn đề này.

Giải pháp phần mềm ERP tích hợp tất cả các phòng ban lại trên một hệ thống cơ sở dữ liệu chung. Tất cả các phòng ban đều có thể xem, truy cập, chia sẻ dữ liệu cần thiết qua phần mềm này một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đẩy mạnh hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Người lãnh đạo cũng có thể dễ dàng nắm bắt  thông tin và tình hình hoạt động của tất cả các phòng ban và doanh nghiệp thông qua phần mềm quản lý ERP.

Ví dụ về hoạt động của phần mềm ERP.

Ví dụ như công ty của bạn làm về lĩnh vực cung cấp máy in. Bộ phận kinh doanh nhận được một đơn hàng có 10 máy in hóa đơn với mã XXX. Nhưng hiện tại cửa hàng chỉ có 4 máy. Lúc này, bộ phận kinh doanh cần kiểm tra xem trong kho hàng của công ty có còn đủ 7 máy in hóa đơn mã XXX hay không. Theo cách làm truyền thống hoặc các phần mềm quản lý khác thì bộ phận kinh doanh sẽ liên lạc với bên quản lý kho, kho kiểm tra và báo lại. Quá tốn thời gian, có thể mất khách hàng. Nhưng với ERP tích hợp, chỉ cần một thao tác trên phần mềm này, bộ phận kinh doanh đã ngay lập tức có thể hồi đáp khách hàng và chốt đơn hàng thành công.

Ngoài cơ chế hoạt động cơ bản này, phần mềm quản lý ERP còn có những đặc điểm ưu việt khác hỗ trợ rất tốt cho các doanh nghiệp kinh doanh với các lĩnh vực khác nhau. Hãy tìm hiểu về đặc điểm này của phần mềm quản lý ERP trong phần 2 của bài để có câu trả lời cho câu hỏi mà đầu bài đã nêu nhé!